ABC do RGPD – Parte 16 – Registo de Tratamento

Segundo a definição do artigo 4.º do RGPD «Tratamento» traduz-se por  uma operação ou um conjunto de operações efetuadas sobre dados pessoais ou sobre conjuntos de dados pessoais, por meios automatizados ou não automatizados, tais como a recolha, o registo, a  organização, a estruturação, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a divulgação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de disponibilização, a comparação ou interconexão, a limitação, o apagamento ou a destruição.

Assim sendo, a equipa da MyDataPrivacy recomenda fortemente que todas as entidades façam os registos de tratamento dos seus processos, que manipulem dados pessoais, porque permitem:

• Agrupar toda a informação relevante para um determinado tratamento de dados;
• Facilitar a demonstração de evidências perante qualquer entidade externa;
• Cumprir o regulamento e evitar multas.

No artigo 30.º do RGPD é descrito o que se pretende com o registo das atividades de tratamento:

1. Cada responsável pelo tratamento e, sendo caso disso, o seu representante conserva um registo de todas as atividades de tratamento sob a sua responsabilidade. Desse registo constam as seguintes informações:

• O nome e os contactos do responsável pelo tratamento e, sendo caso disso, de qualquer responsável conjunto pelo tratamento, do representante do responsável pelo tratamento e do encarregado da proteção de dados;
• As finalidades do tratamento dos dados;
• A descrição das categorias de titulares de dados e das categorias de dados pessoais;
• As categorias de destinatários a quem os dados pessoais foram ou serão divulgados, incluindo os destinatários estabelecidos em países terceiros ou organizações internacionais;
• Se for aplicável, as transferências de dados pessoais para países terceiros ou organizações internacionais, incluindo a identificação desses países terceiros ou organizações internacionais e, no caso das transferências referidas no artigo 49.º, nº 1, segundo parágrafo, a documentação que comprove a existência das garantias adequadas;
• Se possível, os prazos previstos para o apagamento das diferentes categorias de dados;
• Se possível, uma descrição geral das medidas técnicas e organizativas no domínio da segurança referidas no artigo 32.º, nº1.

2. Cada subcontratante e, sendo caso disso, o representante deste, conserva um registo de todas as categorias de atividades de tratamento realizadas em nome de um responsável pelo tratamento, do qual constará:

• O nome e contactos do subcontratante ou subcontratantes e de cada responsável pelo tratamento em nome do qual o subcontratante atua, bem como, sendo caso disso do representante do responsável pelo tratamento ou do subcontratante e do encarregado da proteção de dados;
• As categorias de tratamentos de dados pessoais efetuados em nome de cada responsável pelo tratamento;
• Se for aplicável, as transferências de dados pessoais para países terceiros ou organizações internacionais, incluindo a identificação desses países terceiros ou organizações internacionais e, no caso das transferências referidas no artigo 49.º, nº 1, segundo parágrafo, a documentação que comprove a existência das garantias adequadas;
• Se possível, uma descrição geral das medidas técnicas e organizativas no domínio da segurança referidas no artigo 32.º, nº1.
• Os registos a que se referem os nº 1 e 2 são efetuados por escrito, incluindo em formato eletrónico.
• O responsável pelo tratamento e, sendo caso disso, o subcontratante, o representante do responsável pelo tratamento ou do subcontratante, disponibilizam, a pedido, o registo à autoridade de controlo.
• As obrigações a que se referem os nº 1 e 2 não se aplicam às empresas ou organizações com menos de 250 trabalhadores, a menos que o tratamento efetuado seja suscetível de implicar um risco para os direitos e liberdades do titular dos dados, não seja ocasional ou abranja as categorias especiais de dados a que se refere o artigo 9.º, nº 1, ou dados pessoais relativos a condenações penais e infrações referido no artigo 1.º.

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